Was tun, wenn der Wirtschaftsprüfer kommt – Teil 1: Prozesse und Dokumentationen
Aktuelle Situation prüfen
Beim Starten eines Reports mit der ABAP-Anweisung SUBMIT REPORT prüft das System das Berechtigungsobjekt S_PROGRAM, vorausgesetzt das Programm wurde einer Programmberechtigungsgruppe in Transaktion SE38 zugeordnet. Ist diese Zuordnung für Ihre Systemumgebung nicht ausreichend, können Sie mit dem Report RSCSAUTH Ihre eigene Gruppenzuordnung definieren. Sie müssen diese Zuordnung nach der Installation von Support Packages oder Upgrades prüfen und bei Bedarf eine Neuzuordnung der Reports vornehmen.
Ebenso können neben einer gesetzlichen Veröffentlichung der Bilanz und GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) auch interne Auswertungen erstellt werden. SAP FI verfügt über direkte Schnittstellen zu anderen Modulen, wie z.B. HR oder SD. Für die Internetfreigabe von Reports ist es nötig, dass für den jeweiligen Report eine Berechtigungsgruppe gepflegt wurde.
PRGN_COMPRESS_TIMES
Der Prozess der Benutzerverwaltung, also Benutzeranlage, -änderung und -deaktivierung sollte einerseits in schriftlich dokumentierter Form, entweder als eigenes Dokument oder als Teil des schriftlich dokumentierten Berechtigungskonzepts, vorliegen und andererseits auch gemäß der Dokumentation durchgeführt werden. Daher ist ein Abgleich auf zwei Ebenen vorzunehmen, einerseits sollte sichergestellt werden, dass die Dokumentation aktuell ist und andererseits sollte überprüft werden, ob der Prozess im zu prüfenden Wirtschaftsjahr auch eingehalten wurde. Mögliche Abweichungen sollten bereits argumentativ vorbereitet werden, es können immer Sonderfälle auftreten, die vom eigentlichen Prozess abweichen. Diese sind jedoch nachvollziehbar zu dokumentieren, damit ein externer Prüfer, wie es eben der IT-Prüfer des Wirtschaftsprüfers ist, verplausibilisieren kann. Sämtliche Dokumentationen sollten mit den wesentlichen Informationen (Ersteller, Datum, Version, etc.) versehen werden und in einem nicht veränderbaren Format (in der Regel PDF) vorliegen. Weitere Unterlagen können auch aus dem Ticket-System ausgegeben werden, sofern der Prozess durchgängig über das Ticketsystem dokumentiert ist.
SAP liefert für das Records- und Case-Management Berechtigungsobjekte aus, über die Sie u.a. im Zusammenspiel mit entsprechenden Customizing-Einstellungen den Zugriff auf Akten, Vorgänge, Dokumente und Posteingangsstücke für einzelne Organisationseinheiten Ihrer Aufbauorganisation steuern können. SAP liefert vorgefertigte Rollen aus, die eindeutig umgrenzte Berechtigungen zu den jeweiligen Aufgabenbereichen der Mitarbeiter enthalten. Diese Rollen enthalten u. a. auch die Berechtigungsobjekte für das Records Management und das Case Management. Sie können die Rollen als Vorlage für Ihre eigenen Rollen verwenden und an Ihre Anforderungen anpassen.
Die Möglichkeit der Zuweisung von Berechtigungen im Go-Live kann durch den Einsatz von "Shortcut for SAP systems" zusätzlich abgesichert werden.
Hierzu müssen Sie in strukturierter Form zu jeder Organisation Daten hinterlegen.
Wenn Sie mehr zum Thema SAP Berechtigungen wissen möchten, besuchen Sie die Webseite www.sap-corner.de.
Legen Sie für diesen Ordner eine separate PFCG-Rolle an.